Elle est le lien entre les patients et les médecins. C’est la première personne avec qui l’on est en contact, que ce soit au téléphone ou lorsque l’on entre dans un cabinet médical. La secrétaire médicale a un rôle important et essentiel pour le bon fonctionnement des organismes de santé, publics ou privés, et des cabinets privés.
Le métier de secrétaire médicale est au carrefour des relations entre le corps médical et les patients et nécessite donc de véritables compétences techniques et relationnelles.
Il n’y a pas de diplôme spécifique à la profession de secrétaire médicale. Le métier est accessible après avoir suivi une formation. Description du métier, de la formation, quel est le salaire d’une secrétaire médicale, nous vous donnons tous les détails dans ce guide.
Sommaire
- 1 Le métier de secrétaire médicale en détail
- 2 Le rôle de la formation pour être secrétaire médicale
- 3 Comment se déroulent les cours de la formation ?
- 4 Le coût d’une formation
- 5 La formation secrétaire médicale en alternance
- 6 Le concours de secrétaire médicale
- 7 Le salaire secrétaire médicale
- 8 Conclusion
Le métier de secrétaire médicale en détail
La profession d’une secrétaire médicale est vraiment passionnante et à bien des niveaux. Elle a de vraies responsabilités au sein de la structure médicale. Ses attributions sont multiples :
- Elle est le premier interlocuteur du patient
- Elle tient le standard téléphonique pour les prises de rendez-vous ou pour les demandes diverses des patients
- Elle gère les agendas du ou des médecins
- Elle doit juger de l’urgence d’une situation
- Elle s’occupe de toute la partie secrétariat (saisie des comptes-rendus, annulation de rendez-vous, gestion administrative)
- Elle accueille les patients, les dirige mais également les délégués médicaux
- Elle peut avoir à s’occuper du paiement des visites, de l’organisation d’une hospitalisation, prendre un rendez-vous chez un spécialiste pour un patient, appeler un laboratoire pour avoir le résultat d’une analyse
Selon l’endroit où elle travaille, elle peut-être amenée à assister le médecin (préparation des appareils ou de la salle de soins par exemple).
Une secrétaire médicale doit posséder un grand sens de l’organisation, être autonome et avoir bien sûr une grande connaissance du milieu médical dans lequel elle travaille
Elle doit également être discrète car au même titre qu’un médecin ou une infirmière, elle est soumise au secret médical.
Etre secrétaire médicale demande donc d’avoir de nombreuses compétences qui ne s’acquièrent que lors d’une formation de secrétaire médicale.
Le rôle de la formation pour être secrétaire médicale
Il n’y a pas de diplôme de secrétaire médicale mais une formation délivrée par différents organismes. Elle dure en moyenne un an et est composée de cours théoriques et pratiques. Elle s’effectue dans des écoles spécialisées. Elle a pour but :
- De permettre à chaque étudiant d’être capable d’assurer l’accueil des patients, les rassurer et s'occuper de la gestion des dossiers
- De transmettre aux élèves les stratégies qui vont faciliter le contact avec les patients (prise de rendez-vous mais aussi répondre à toutes les demandes de renseignements)
- De permettre à chaque étudiant d’avoir des connaissances avancées sur la rédaction de rapports et de transmissions de courriers avec notamment l’apprentissage de l'utilisation d’un dictaphone
- De maîtriser toutes les démarches à faire auprès des administrations et des organismes sociaux
- D’apprendre à chaque élève le classement et la mise à jour des dossiers des patients.
- D’apprendre à être à l’écoute des patients, la discrétion, l’aptitude à réagir lors d’un rendez-vous en urgence et enfin, d’apprendre à prodiguer des conseils aux patients
Comment se déroulent les cours de la formation ?
Durant un an, les étudiants s’imprègnent des divers modules de la formation et notamment :
- Tous les termes et tout le vocabulaire qui sont utilisés dans le secteur médical
- Les sciences médicales avec les matières propres au métier comme le diagnostic, les examens biologiques mais également les différents domaines médicaux (pédiatrie, gynécologie, médecine générale, psychiatrie etc.)
- Les gestes de premiers secours
- Le secrétariat de base puis le secrétariat médical
- La comptabilité
- La bureautique
- Le droit et le français
- L’économie de la santé
- Les travaux d’application et de synthèse
Pendant la formation a lieu un stage obligatoire de 6 semaines dans le milieu professionnel. Il a pour but de familiariser chaque élève à toutes les facettes du métier de secrétaire médicale.
Le coût d’une formation
Le prix d’une formation varie selon l’école que vous choisirez. Les tarifs peuvent effectivement varier du simple ou triple. Les écoles évitent également de communiquer spontanément leurs tarifs. Pour vous donner un ordre de prix, les frais sont compris entre 2000 et 5000 euros.
Sachez que vous pouvez avoir des aides ou réductions selon certains critères si vous êtes par exemple demandeur d’emploi, salarié du secteur privé ou agent de la fonction publique. Renseignez-vous auprès de votre mairie, du conseil général ou régional, de la CAF ou de la caisse de retraite.
La formation secrétaire médicale en alternance
Il est tout à fait possible de suivre une formation par alternance. La différence entre cette formation et une formation classique est qu’elle est gratuite car c’est l’entreprise qui va se charger des frais de scolarité. De plus, lors d’une formation de secrétaire médicale en alternance, les élèves sont rémunérés et peuvent bénéficier d’une carte d'étudiant.
Durant cette formation, chaque élève bénéficie, comme dans la voie classique, de cours théoriques et pratiques ainsi que des modules de l’enseignement général.
Ce type de formation s’adresse aux personnes ayant un niveau de troisième ou qui sont titulaires du brevet des collèges. Elles doivent avoir entre 18 et 26 ans. Les demandeurs d’emploi de plus de 26 ans peuvent également bénéficier de cette formation s’ils sont titulaires d’un numéro identifiant et s’ils sont inscrits à Pôle Emploi.
La formation se déroule de plusieurs façons différentes :
- L’élève passe une semaine par mois en cours et 3 semaines en entreprise
- L’élève a 1 jour de cours par semaine et les 4 jours restants sont réservés à l’entreprise
- L’élève a 2 jours par semaine en cours et 3 jours en entreprise
La rémunération dépend surtout de l’âge de l’étudiant ou de ses diplômes :
- De 16 à 21 ans avec le baccalauréat : 65 % du Smic
- Moins de 21 ans sans baccalauréat : 55 % du Smic
- De 21 à 25 ans avec le baccalauréat : 80 % du Smic
- De 21 à 25 ans sans le baccalauréat : 70 % du Smic
- Les demandeurs d’emploi de 26 ans et plus ou sans le bac : 100 % du Smic
Le concours de secrétaire médicale
Tous les ans, la fonction publique recrute des secrétaires médicales par concours. Il est ouvert aux bacheliers de toutes les séries. Sachez que des critères sont imposés : capacité à utiliser un logiciel de traitement de texte, être de nationalité française ou ressortissant de l’Union Européenne, avoir un casier judiciaire vierge et être en bonne santé physique et mentale.
Les épreuves d’admissibilité durent 3 heures pendant lesquelles l’élève est soumis à une note de synthèse de coefficient 3. Il devra passer également d’autres exercices en rapport avec le contexte professionnel. Cette seconde épreuve dure 3 heures et est de coefficient 3.
Les candidats qui ont obtenu 60 points à l’issue des épreuves d’admissibilité peuvent passer l’examen d’admission. Celui-ci est composé d’un examen oral de coefficient 2 qui dure 15 minutes. Il s’agit en fait d’un entretien avec un jury dont le sujet concerne le travail d’une secrétaire médicale. Il a pour but de permettre au jury d’évaluer les compétences du candidat en matière de gestion de dossiers administratifs. Un examen oral de langue de 30 minutes peut également faire partie de l’examen d’admission (facultatif).
Si le candidat réussit le concours, il sera directement recruté dans un centre médical ou un hôpital public. Il fera partie des salariés de catégorie B et pourra ainsi suivre différents échelons et classes.
Si vous souhaitez passer le concours de secrétaire médicale, il vous suffit de vous renseigner auprès de la Direction des Ressources Humaines ou du Service concours de votre région. Pour connaître les dates du concours, vous pouvez également consulter le site du ministère de la Santé.
Le salaire secrétaire médicale
Il dépend bien sûr du secteur où travaille la secrétaire médicale. Dans le secteur public, il sera défini par la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière. Dans le milieu privé, il sera fixé par l’employeur.
Pour vous donner une idée, dans le secteur privé il est de 1500 à 1600 euros bruts en début de carrière et de 2500 euros en fin de carrière.
Dans la fonction publique hospitalière, le salaire commence aux alentours de 1450 euros par mois.
Conclusion
Le métier de secrétaire médicale offre de nombreuses perspectives d'emploi dans le privé comme dans le public. Ses attributions sont multiples d'où l'importance de faire une formation. Vous y apprendrez toutes les tâches qu'impliquent ce métier et vous serez ensuit prêt ou prête à travailler dans n'importe quel secteur médical.
Rien n'est mieux que le témoignage d'une secrétaire médicale ! N'hésitez pas à regarder la vidéo.
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